Организация конференций

Для организации деловой, бизнес или научной конференции требуется значительно больше усилий, чем может показаться на первый взгляд. И чем больше человек участвуют в мероприятии, чем оно длительнее – тем больше вероятность, что потребуется квалифицированная помощь.

Организацию конференции лучше доверить профессионалам

 

Между тем, необходимость в проведении конференций часто возникает среди представителей среднего и крупного (а иногда и малого) бизнеса, в научной среде и в тех или иных государственных учреждениях. Это безотказный способ разом обсудить все вопросы, требующих присутствия множества ответственных лиц, обменяться опытом и наладить связи в определенных кругах. Часто конференции имеют менее официальные части, такие, как фуршеты. Тогда участники имеют возможность узнать друг друга не только с деловой стороны, но и с неформальной.

Во время конференции можно провести одну или несколько презентаций новых продуктов, особенно если их описание занимает много времени, а проводить для этого отдельное мероприятие не имеет смысла. Также конференция может быть использована для обсуждения результатов сотрудничества и совместных выводов о дальнейшем развитии.

Как правило, сама конференция состоит из следующих шагов:

  1. Регистрация участников.
  2. Вступление, знакомство с темой события.
  3. Основная часть: обсуждения, доклады и т.д...
  4. Заключительная часть: подведение итогов, выводы, развлекательная программа.

Вместе с тем, организация даже небольшой конференции требует выполнения множества задач, далеко не каждая из которых «лежит на поверхности». Поэтому серьезные фирмы обычно в таких случаях обращаются за помощью к профессионалам.

Почему стоит обратиться к аутсорсингу, если вы собираетесь организовать event подобного рода?

Связи. Любое event-агентство, не один год проработавшее в своей сфере, располагает обширной базой контактов и временных сотрудников (например, промоутеров). С помощью него вы сможете более выгодно приобрести или арендовать рекламное оборудование, напечатать рекламные материалы и найти помещение. Поиск и обучение персонала также отнимет у вас меньше временных и финансовых средств.

Скорость. Конференция на носу? Event-фирмы при поступлении срочного заказа бросают все силы на его выполнение. Вам не придется одновременно думать о делах вашей компании и надвигающемся мероприятии – специалисты всё сделают за вас, и гораздо быстрее, так как имеют большой опыт – к тому же, они не заняты ничем другим, кроме организации вашего события.

Качество. Проведение мероприятий – такая же работа, как и многие другие. Поэтому она требует значительной квалификации, если вы хотите, чтобы всё прошло на «отлично». Не скупитесь на услуги event-менеджеров, если конференция должна пройти на высшем уровне. Они уже решили множество задач подобного рода, и могут полностью спланировать и реализовать ваше событие, не отвлекая вас от дел – или же дать действительно полезные советы, занимаясь организацией вместе с вами.

Проведение конференций

Даже если ваше событие будет длиться несколько дней и соберет несколько сотен приглашенных, это не проблема для такой профессиональной event-организации, как «Карелия Промо». Наше агентство обладает широким функционалом и более чем 10-летним опытом работы в таких городах, как Санкт-Петербург, Петрозаводск, Архангельск, Мурманск, Великий Новгород, Нижний Новгород и другие.

Когда речь идет о крупномасштабном мероприятии, вы можете рассчитывать на то, что им будет заниматься специально выделенная команда специалистов с опытом как минимум в несколько лет. Подобные задачи обычно связаны с большим количеством мелочей, и от каждой из них зависит удобство участников конференции и её успех. Наши сотрудники знают, что нужно предусмотреть и каким образом сделать это с наименьшими потерями времени и денег. Мы всегда укладываемся в сроки и бюджет, вне зависимости от сложности проекта.

Наши услуги по организации

Мы предлагаем как отдельные услуги по планированию и реализации конференции, так и проведение полностью от начала и до конца. В спектр нашей деятельности входит:

  • анализ аудитории и задач, составление брифа, консультирование по основным вопросам;
  • составление сценария мероприятия, при необходимости – помощь с написанием речей и составление текстов для печатной продукции;
  • подбор, аренда помещения, продумывание и оформление интерьера для удобства ориентирования и соответствия тематике;
  • подбор и обучение персонала (для стойки регистрации, презентаций и т.д.);
  • аренда и настройка техники, аренда или покупка рекламного оборудования и его монтаж;
  • разработка промо-сайта для распространения информации о конференции;
  • организация транспорта для доставки участников на мероприятие;
  • организация кейтеринга и развлекательной программы;
  • изготовление печатных материалов и сувенирной продукции.

Также мы поможем организовать другие мероприятия формата MICE: семинары, форумы, совещания, конгрессы, съезды и т.д... В сферу нашей деятельности входит планирование и реализация мероприятий «под ключ» или помощь в отдельных деталях. Мы располагаем обширным портфолио по проведению event различного рода.

Цены

Учтите, что в разных регионах цены разные, чтобы посмотреть точные цены в вашем городе, выберите нужную вкладку в меню слева. Все цены указаны в рублях.

Координатор на мероприятие1800—2500
Услуги тренера7000-11000
Кейтеринг (кофе брейк)550-650
Приглашение участников100-150

Отзывы наших клиентов